1. Objetivos
Os objetivos da pesquisa descrevem de forma concisa o que a pesquisa está tentando alcançar. Eles resumem as realizações que um pesquisador deseja alcançar através do projeto de estudo. Um objetivo dentro da pesquisa deve ser atingível, ou seja, deve ser estruturado tendo em mente o tempo disponível, a infraestrutura necessária para a pesquisa e outros recursos. Antes de formar um objetivo de pesquisa, devesse estudar sobre todos os desenvolvimentos em na área pesquisada e encontrar lacunas no conhecimento que precisam ser abordadas. Isso ajudará a alcançar objetivos adequados para o seu projeto de pesquisa.
Para Marconi & Lakatos “toda pesquisa deve ter um objetivo determinado para saber o que se vai procurar e o que se pretende alcançar.”
No Departamento de Protocolo é importante que se gerencie as pessoas de forma eficaz. Afinal, os funcionários são responsáveis por grande parte da produção física de uma organização – seja isso em termos de bens ou serviços. Gerenciar de forma eficaz é vital se eles estão trabalhando para ótimos níveis de produtividade todos os dias – funcionários satisfeitos tendem a ser mais produtivos e leais a organização.
O Departamento de Protocolo Geral e Arquivo Municipal tem gerenciamento de políticas e objetivos. Este processo envolve criação, comunicação, manutenção e procedimentos dentro do departamento.
Teoricamente, este é um sistema eficaz que pode mitigar o risco de duas maneiras. Primeiro, torna as políticas mais rapidamente acessíveis para a equipe de atendimento direto a população, orientando as decisões tomadas com cuidados e segurança. Em segundo lugar, ele pode proteger uma organização do litígio, mantendo-se atualizado sobre os padrões adotados pela Secretaria e criando uma trilha de auditoria no caso de ações ilegais.
1.1. Objetivo Geral
O objetivo geral da pesquisa é estabelecer um melhor atendimento aos cidadãos que buscam os serviços da Prefeitura Municipal de Paranaguá. Visando, com eficiência, o andamento dos processos administrativos protocolados através do Departamento de Protocolo Geral. Também, deve criar uma logística eficiente para desenvolver uma estratégia onde os processos sejam entregues no mesmo dia em que são dadas as entradas no Protocolo, organizar meios de separar os processos, demonstrando quais devem ir para edital, arquivo, e quais processos deverão ser apensados.
Os processos que necessitam ser apensados (juntados), precisam ser entregues no mesmo dia, para que os mesmos tenham uma continuidade rápida, ou veja, devem ser tramitados aos departamentos que os solicitam e entregues o quanto antes, visando a solução do processo em menor tempo. Já os processos para convocação através de edital, devem ser organizados uma vez por mês, em ordem alfabética e encaminhado uma lista para o Departamento de Atos Legislativos para publicação no Diário Oficial dos Municípios, e os processos para arquivo serão organizados em ordem, e acondicionados em caixas de papelão em ordem numérica em armários específicos para tal.
1.2. Objetivos Específicos
A pesquisa busca definir o grau de satisfação dos servidores na tarefa que realizam, bem como, quais melhorias podem ser realizadas para melhorar o ambiente de trabalho e também suas atividades. O Departamento conta com oito servidores públicos, três no atendimento externo, dois no atendimento interno mais seis estagiários e três servidores no Arquivo Municipal mais um estagiário.
A pesquisa tem como objetivo mostrar o funcionalismo do Departamento, as opiniões dos servidores e o que pode ser feito para melhor a eficácia no atendimento à população, buscando um ambiente de trabalho harmonioso e eficiente no processo de atendimento.
A Secretaria de Administração tem o gerenciamento de políticas e objetivos. Este processo envolve criação, comunicação, manutenção e procedimentos dentro dos departamentos.
Teoricamente, este é um sistema eficaz que pode mitigar o risco de duas maneiras. Primeiro, torna as políticas mais rapidamente acessíveis para a equipe de atendimento direto a população, orientando as decisões tomadas com cuidado e segurança. Em segundo lugar, ele pode proteger uma organização do litígio, mantendo-se atualizado sobre os padrões adotados pela Secretaria e criando uma trilha de auditoria no caso de ações ilegais. O processo de gerenciamento de políticas tornar a implementação de um sistema eficiente como prioridade.
Um conjunto abrangente e bem gerenciado pode apoiar as atividades desempenhadas pelos departamentos, havendo um melhor comunicação, estabelecendo uma cultura de conformidade dentro da organização, protegendo a organização de litígios e ajudando a alcançar os objetivos.
1.3. Treinamento e Desenvolvimento de Pessoal
Uma organização pública deve ser dinâmica em seus processos de atendimento a população, para isso, os seus servidores devem se atualizar e implementar as mudanças para que se torne mais eficiente.
O Decreto n. 5.707, de 23 de fevereiro de 2006, institui a Política Nacional de Desenvolvimento de Pessoal a qual deve ser implementada pelos órgãos e entidades da administração pública tem como finalidade alcançar a melhoria da eficiência, eficácia e qualidade dos serviços públicos prestados ao cidadão; desenvolvimento permanente do servidor público; adequação das competências requeridas dos servidores aos objetivos; divulgação e gerenciamento das ações de capacitação e a racionalização e efetividade dos gastos com capacitação (BRASIL, 2006, art. 1° e incisos).
O decreto traz as seguintes definições:
Capacitação: é o processo permanente e deliberado de aprendizagem, com o propósito de contribuir para o desenvolvimento de competências institucionais por meio do desenvolvimento de competências individuais.
Eventos de capacitação: cursos presenciais e à distância, aprendizagem em serviço, grupos formais de estudos, intercâmbios, estágios, seminários e congressos, que contribuam para o desenvolvimento do servidor e que atendam aos interesses da administração pública federal direta, autárquica e fundacional (DECRETO n. 5.707/06, art. 2°, I e II).
A capacitação tem por objetivo fazer com que os departamentos estejam ativos e atentos para as várias estratégias que ajudam a organização a crescer. Grandes organizações geralmente oferecem treinamento a seus funcionários para melhor utilização de suas habilidades, na Prefeitura de Paranaguá não deve ser diferente. Os servidores sabem a importância do impacto do treinamento e do desenvolvimento na organização.
1.4. Rotatividade de Pessoal e Absenteísmo
Por se tratar de órgão público dificilmente há rotatividade ou desligamento de servidor por exoneração, todavia foi identificado uma média de 8 servidores relocados de uma Secretaria para outra, na sua grande maioria para o cargo de agente operacional. O absenteísmo é presente no departamento de protocolo, ambos de natureza operacional, observou-se que o número de faltas não é expressivo, todavia foi informado que as faltas são lançadas em boletim e computadas pela folha de pagamento no qual o servidor faltante será descontado. Bergue (2010, p. 18) afirma que:
Uma definição possível para Gestão de Pessoas no setor público é: esforço orientado para o suprimento, a manutenção, e o desenvolvimento de pessoas nas organizações públicas, em conformidade com os ditames constitucionais e legais, observadas as necessidades e condições do ambiente em que se inserem. […] Nesse contexto, a gestão de pessoas envolve um conjunto de ações preliminares de planejamento das necessidades mútuas entre a organização e as pessoas, o arranjo dos recursos necessários à satisfação dessas necessidades, seguido dos esforços de direção desse conjunto, orientados pelo vetor resultante do produto dos objetivos institucionais e individuais, constantemente balizado pelo cotejo entre o desempenho efetivo e previsto com vistas às correções de curso do processo.
Motivar os servidores do departamento de protocolo se torna um objetivo da pesquisa, levando em consideração que os mesmos estão desmotivados devido a falta de incentivo tanto no plano de carreira quanto no ambiente de trabalho, seja por falta de equipamentos adequados para desempenhar suas funções quanto a organização do espaço físico, assim, reduzindo o absenteísmo dos servidores.
1.5. Processo Motivacional
No Departamento de Protocolo foi realizado um processo motivacional direcionado a um servidor do setor, o qual foi treinado e estimulado psiquicamente e atualmente ocupa uma função de responsabilidade.
Levando em consideração que toda organização é dependente da atuação humana para obter êxito na execução de serviços e que as mudanças nas organizações e em seu ambiente são intensas, a motivação desempenha um importante objetivo no papel do gestor de pessoas o qual pode representar a diferença em como a instituição reagirá aos possíveis impactos e como será entendida a necessidade dessa organização reavaliar seus pressupostos e padrões institucionais.
Drucker assim descreve o papel desempenhado pelo trabalhador da sociedade do conhecimento:
Deve ser responsável pelo seu próprio trabalho; deve administrar-se por objetivos e autocontrole; deve tornar-se responsável pelo constante aperfeiçoamento de toda a operação (o que os japoneses chamam de “aprendizado contínuo”); deve partilhar da responsabilidade de resolver e estabelecer metas e objetivos da organização; e deve participar das decisões da empresa.
Considerando a visão do autor, é de fundamental importância motivar os servidores do departamento de protocolo para que os mesmos desempenhem suas atividades com eficiência de eficacia.
1.6. Reciprocidade entre participantes e a organização
Apesar dos problemas apontados na questão de infraestrutura e condições de trabalho, o ambiente organizacional é leve, eficaz e produtivo. É possível verificar que a ajuda é mutua e a vontade de se alcançar os objetivos é o fator motivacional da organização, mesmo que ainda precário, embora na questão de remuneração seja sempre um assunto em evidencia a todas as repartições, os servidores do departamento de protocolo trabalham de forma que os processos sejam concluídos.
Bergamini (2008, p.83) afirma a ideia da motivação ser um fator importante a cada indivíduo:
Entende-se, assim, que a motivação seja um impulso que venha de dentro e que tem, portanto, suas fontes de energia no interior de cada pessoa. É interessante notar que, cada dia mais, os autores têm-se referido à importância das fontes internas ou intrínsecas de energia motivacional, deixando sempre subjacente a crença de que nada se pode fazer para conseguir motivação de uma pessoa, a não ser que ela mesma esteja espontaneamente predisposta para tanto […] .
Este objetivo tem como ser alcançado estimulando ainda mais a participação dos servidores nas tomadas de decisões, dentro dos termos do departamento, melhorando ainda mais a interação entre os servidores e aprimorando com maestria os trabalhos realizados.
1.7.Higiene, Segurança no Trabalho, Ergonomia e Condições ambientais
A Secretaria Municipal de Administração (SEMAD) possui quatro departamentos, todo instalados em um prédio histórico, a sede da Secretaria possui problemas graves de infiltração e goteira, porém não foram encontrados problemas relacionados a higiene, todavia verificou-se que os departamentos carecem de equipamentos de proteção individual no qual foi informado que a aquisição está em fase de processo licitatório, verificou-se também pontos a serem positivos quanto a ergonomia pois as estações de trabalho possuem móveis, cadeiras e equipamentos, necessários para o desempenho das funções.
Porém dentro do departamento de protocolo os processos físicos estão amontoados e fora de ordem espalhados pela sala, fora de um local adequado para seu armazenamento.
As condições do ambiente de trabalho é determinada pelos fatores individuais e o local de modo isolado por características pessoais como necessidades, impulsos, expectativas, pensamentos, desejos e valores, ou então, os fluxos de trabalho, sistema de recompensas, condições de sistema econômico e político.
Terkel apud Powers e Russell, (1993, p.16) diz que:
O trabalho é a busca do significado diário e do pão de cada dia, do reconhecimento e do dinheiro, da admiração em lugar de torpor; em resumo, é uma busca pela vida em lugar de um tipo de morte que se estende de segunda à sexta-feira ()
Franco (2003, p. 42), afirma que:
Qualidade de vida no trabalho (QVT) é o conjunto de ações de uma empresa que envolve a implantação de melhorias e inovações gerenciais e tecnológicas no ambiente de trabalho. A construção da qualidade de vida no trabalho ocorre a partir do momento em que se olha a empresa e as pessoas como um todo, o que representa o fator diferencial para a realização de diagnóstico, campanhas, criação de serviços e implantação de projetos voltados para a preservação e desenvolvimento das pessoas, durante o trabalho na empresa.
Walton apud Rodrigues (1999, p. 81) destaca que:
[…] a expressão qualidade de vida no trabalho tem sido usada com crescente frequência para descrever certos valores ambientais e humanos, negligenciados pelas sociedades industriais em favor do avanço tecnológico, da produtividade e do crescimento econômico.Compactuando com os autores, a pesquisa visa como objetivo a reorganização do espaço de trabalho no departamento de protocolo para torna um ambiente mais agradável e eficiente, levando em consideração que, quando solicitado a busca de um processo físico, este processo pode levar até dois dias para ser encontrado. Com esta reorganização, este tempo cairá para no máximo dez minutos.
2. Apresentação da organização
A Secretaria Municipal de Administração situada na Rua Júlia da Costa, 322, bairro Centro é uns dos órgãos mais importantes pertencentes a estrutura organizacional da Prefeitura Municipal de Paranaguá.
A Secretaria Municipal de Administração (SEMAD), situada na Rua Júlia da Costa, 322, Centro Histórico é uns dos órgãos mais importantes pertencentes a estrutura organizacional da Prefeitura Municipal de Paranaguá, as competências da Secretaria Municipal de Administração. Com um orçamento anual de aproximadamente noventa milhões de reais, a SEMAD é a principal ordenadora de despesas das instalações da sede da Prefeitura.
Desde a sua fundação como Secretaria desenvolveu importante papel para o funcionamento harmônico no atendimento a população e aos interesses dos funcionários. Hoje a Secretaria possui aproximadamente 137 servidores que se dividem em sete departamentos sendo eles o Departamento de Recursos Humanos, Departamento de Protocolo e Arquivo Municipal, Departamento de Contabilidade, Departamento de Atos Legislativos, Departamento de Tecnologia da Informação, Departamento de Almoxarifado e Departamento de Arquivo de Recursos Humanos.
Responsável por demarcar e executar os serviços com uma perspectiva de atender com eficiência os munícipes, a Secretaria Municipal de Administração vem realizando diversas melhorias para o melhor funcionamento do setor administrativo, como aquisição de módulos para arquivo, materiais de escritório, computadores, móveis e software de aprimoramento.
De acordo com o site oficial do Município de Paranaguá é de competência da SEMAD, operação, execução e controle de serviços gerais; administração de bens e materiais inservíveis; administração e controle do patrimônio mobiliário e imobiliário; a administração do protocolo, arquivo, reprografia, meios de comunicação e serviços de copa; a administração e controle da ocupação física dos prédios de uso do Município, bem como o controle dos contratos de locação para instalação de unidades de serviço; a administração e controle dos contratos de prestação de serviços relativos a sua área de atividade e assessoramento aos demais órgãos na área de sua competência.
Padronização, produção, tratamento, circulação e arquivamento da documentação oficial; planejar e executar a política de informação e tecnologia do Município de Paranaguá; apoiar o uso da Tecnologia da Informação – TI para aumentar a produtividade do setor público e do Município, melhorando a eficiência das operações da Administração Municipal; administração do transporte interno, compreendendo a operação e o controle da frota de veículos leves, oficiais e locados.
О apoio e assessoramento técnico aos demais órgãos do município na sua área de atuação; a preparação, formalização e encaminhamento de mensagens e projetos de lei e o controle de sua tramitação na Câmara Municipal de Paranaguá; a formalização de vetos a projetos de lei aprovados pela Câmara Municipal de Paranaguá e submetidos à apreciação do Prefeito; a elaboração, publicação, registro e controle de documentos dos atos oficiais do Município; a administração do PROCON; outras atividades correlatas.
Atualmente a SEMAD é comandada por José Marcelo Coelho, servidor de carreira, no qual através de sua equipe deu início a abertura de diversos processos licitatórios para aquisição de nos móveis que existia uma grande defasagem nos departamentos, aquisição de novos módulos para arquivos no Arquivo Municipal e Recursos humanos, manutenção dos ares-condicionados que se encontravam muitos em situação de abandono, aquisição de novos computadores, todos esses componentes que servem para uma boa manutenção e funcionamento dos departamentos que atendem diretamente os cidadãos e servidores.