O que faz você perder seu tempo?

O que faz uma pessoa perder tempo? Muitos fatores que podem ser detectados de forma conjunta ou atuando separadamente.

Uma das principais causas da perda de tempo é a falta de prioridade. Quando uma pessoa não identifica quais tarefas são mais relevantes e não organiza sua agenda, ela acaba desperdiçando horas preciosas ao longo do dia.

Existem aspectos que devem ser levados em consideração para analisar a raiz da perda de tempo. Para tanto, você deve fazer algumas perguntas que possam levar ao pensamento critico em busca do aperfeiçoamento pessoal neste sentido.

As perguntas essencialmente são:

1. Eu sou uma pessoa organizada? Como está meu local de trabalho e como mantenho o acesso às informações que preciso?
2. Eu adio as minhas açōes necessárias? Por que e como eu faço isso? Qual a constância de procrastinação no meu cotidiano?
3. Quanto tempo tenho perdido com os ladrōes de tempo? Sei utilizar as distrações externas, como as redes sociais, com responsabilidade?

Ao responder a si mesmo essas questões cria-se uma auto-analise que delimita os principais problemas encontrados na gestão de tempo de uma pessoa e ela poderá identificar quais são os seus pontos que devem ser melhorados.

Dicas importantes para ter mais tempo e melhorar sua qualidade de vida

Se uma pessoa busca realizar os seus sonhos precisa saber organizar o seu tempo. Temos a limitação de 24 horas em um dia que nos permite realizar nossas atividades básicas, como comer e dormir, mas também que deve ser empregadas da melhor forma para o trabalho e vida social.

Uma das unanimidades dos especialistas em tema de gestão de tempo é grande parte das pessoas perde ou gasta muito tempo desnecessário por não saber utilizar a palavra “não”. Esta incapacidade da negativa faz com que sejam geradas atividades excessivas e muitas vezes desnecessárias, roubando o tempo do que realmente importa e incorrendo em improdutividade.
Quando isso ocorre a pessoa deve estar consciente de suas possibilidades e do tempo livre que possui, ponderando a necessidade de assumir uma nova responsabilidade. Dizer não para tarefas desnecessárias e atividades fúteis pode poupar muitas horas no seu dia.

Dicas para melhorar a eficiência

Mas além disso outros fatores também são cruciais para melhorar a gestão do tempo. Vamos listar abaixo algumas sugestões que você pode adotar para melhorar o seu desempenho:

1. Tenha uma agenda e mantenha-a organizada

Ter uma agenda, seja ela digital ou tradicional, é o primeiro passo para administrar bem o tempo. Essa agenda, se possível, deve estar sincronizada com dispositivos aos quais você tenha fácil acesso, como seu celular por exemplo.

A visualização das tarefas é importante para que você foque no que realmente importa e saiba quanto tempo você tem disponível antes do próximo compromisso. Lembre-se de revisar a agenda pela manhã e ao final de cada dia.

2. Fuja de todas as distrações

Os vilōes da saude mental na modernidade são também os principais causadores da nossa perda de tempo. Estamos falando dos aplicativos e das redes sociais.

Nunca foi tão fácil se distrair como é atualmente. Dezenas de aplicativos, redes sociais, eventos online…parece que tudo está acontecendo na tela que fica bem na sua frente, no seu celular ou computador. E é possível passar horas ali sem se dar conta do tempo que está sendo perdido em atividades ilusórias e desnecessárias.

Muitas pessoas utilizam essas ferramentas para trabalhar, mas isso não significa que devem estar em uso o tempo todo, a não ser quando necessário. Se você não precisa destas ferramentas, fique o mais longe possível durante as tarefas que precisam sem realizadas. Desabilite as notificações e guarde o telefone longe se for necessário.

3. Planeje e revise

Planejar o seu dia e a sua semana são essenciais para ganhar tempo. Não faça coisas aleatórias e nem deixe para definir os seus planos em cima da hora. Fuja desta armadilha da improvisação.

Quando você planeja e revisa suas tarefas tem mais possibilidade de encaixar o que realmente importa nas primeiras horas do seu dia, organizando melhor aquilo que precisa ser feito e poupando um tempo precioso. Ajuste as necessidades sempre que necessário.

4. Priorize as tarefas mais importantes

Saber distinguir o que realmente importa e onde o tempo deve ser empregado ajuda a contribuir com o sucesso do cumprimento dos deveres. Você deve definir as suas prioridades e estabelecer o tempo certo para que elas sejam executadas, sempre em primeiro plano.

5. Não deixe para depois

Se você tem alguma tarefa a ser feita, faça. Postergar atividades só faz com que você perca tempo e produtividade, impossibilitando a realização de outras tarefas e contribuindo para o efeito bola de neve.

Então, caso exista uma tarefa na agenda, faça sem enrolar. Vá aos poucos tirando as coisas da sua lista de deveres sempre com organização e com base nos pilares da boa gestão de tempo.

6. Delegue tarefas que podem ser delegadas

Um dos principais erros de quem busca ser mais produtivo é querer abraçar todas as tarefas para si. Isso além de causar estresse podem diminuir efetivamente o seu nível de produtividade.

Sempre que for possível delegue tarefas e confie que elas possam ser resolvidas por outra pessoa que também esteja capacitada para isso.

7. Seja você o gestor do seu tempo

Se o tempo é seu por que deixar que outras pessoas o controlem? Esse é um erro grave. Deixar que o dia passe atendendo à necessidade de tempo de outras pessoas prejudicará o seu desempenho e o deixará a mercê da improdutividade e quebra de prazos. Gerencie você mesmo o seu tempo e estabeleça os seus limites.

8. Defina prazos e cumpra

Definir metas com prazos é uma ótima forma de otimizar o tempo. Quando você estabelece seus objetivos e se força a cumpri-los fica mais fácil realizar todas as tarefas e gestionar suas atividades.

Tenha a visão de ser o seu próprio líder e, quando cumpra esses prazos, sinta-se satisfeito e mais produtivo. Uma técnica boa que pode ser utilizada é se recompensar pelas tarefas cumpridas em tempo hábil. Por exemplo, ao terminar o relatório dentro do prazo estabelecido você pode ser dar alguns minutos para uma café ou um passeio ao ar livre fora do prédio para relaxar alguns minutos. Isso faz com que você se sinta mais motivado e se alegre com suas pequenas conquistas diárias.

9. Acima de tudo tenha foco

Não seja uma pessoa multitarefas, que quer abraçar o mundo. É mais fácil realizar dez tarefas no mesmo dia, uma de cada vez, do que cinco ao mesmo tempo. Portanto, foque no que está fazendo e nos seus objetivos.

Não permita distrações e nem deixe que a preocupação de outra atividade influencie no que você está fazendo naquele momento. Lembre-se de estar presente 100% em cada atividade, não só na parte física mas também mentalmente.

Nossa última dica para ter mais tempo e melhorar sua qualidade de vida é começar o seu dia o mais cedo possível. Quanto mais cedo e mais fresco estiver o tempo, melhor o seu desempenho. Também sabemos que pela manhã nosso corpo está descansado e nossa mente mais ativa, sem o estresse acumulado do dia.

Nossa qualidade de vida está relacionada ao tempo que tempos e como aproveitamos cada minuto. Por isso lembre-se: quanto melhor for a gestão do seu tempo, mais dele você terá para desfrutar com o que realmente importa.