Arquivos são para contar a vida de uma comunidade, sociedade, um povo. Não se trata de se perder no passado, mas de entender o presente com acontecimentos passados. Conservar os arquivos documentais é de extrema importância para a história. Para um arquivista, o seu trabalho conservará documentos que podem vir a ser importantes para a sociedade daqui a centenas de anos. Um arquivista precisa ter paixão pela história e comprometimento com seu trabalho. O reconhecimento é ser um guardião da memória da sociedade.
O Departamento de Protocolo Geral e Arquivo Municipal da Prefeitura Municipal de Paranaguá é o responsável pela sobrevivência e pelo uso de arquivos documentais. Dentro do Departamento, há o diretor, responsável pela geração do processo protocolado, enquanto o arquivista tende a ser responsável pelos processos no ponto em que se torna um arquivo. Ambos trabalham em conjunto para garantir a conservação física e a integridade intelectual do arquivo.
Introdução
O Departamento de Protocolo e Arquivo Municipal está ligado à Secretaria Municipal de Administração, direcionado e com o objetivo de captar as solicitações da população referente a tipos de serviços relacionados a Prefeitura Municipal de Paranaguá, tais como: baixa de alvará, poda de árvore, emissão de nota fiscal, parcelamento de IPTU, desmembramento de terreno, transferência de IPTU, isenção de IPTU, cartão especial de estacionamento, etc. Também está ligado ao Departamento de Protocolo a abertura de processos nos quais as demais Secretarias e seus departamentos venham solicitar algum serviço a outra Secretaria, tais como: abertura de processo licitatório, empenho de nota fiscal, férias de funcionários, pagamentos, ajuda de custo, pedido de materiais, etc.
O Departamento é dividido em três setores, o atendimento externo se concentra em atender e protocolar as solicitações da população em geral, já o interno fica responsável pelo atendimento as Secretarias, montagem e distribuição dos processos, convocação dos requerentes, quando solicitado seu comparecimento via Diário Oficíal, para tomar ciência de parecer processual. E por último, o setor de Arquivo Municipal, o qual é responsável por administrar a forma correta de armazenamento dos processos finalizados. O projeto tem como público-alvo servidores que atuam no Departamento de Protocolo.
O objetivo deste trabalho é realizar o diagnostico na estrutura organizacional do Departamento de Protocolo Geral e Arquivo Municipal da Secretaria Municipal de Administração – SEMAD no Município de Paranaguá – Paraná, tendo como finalidade identificar os pontos fortes e os pontos fracos dessa organização propondo ações para os problemas identificados a fim de que os objetivos sejam alcançados.
Esse estudo dar-se-á através das técnicas de pesquisa: Entrevista e Pesquisa documental. Realizar um diagnóstico em sua estrutura é de extrema importância para uma empresa, seja ela publica ou privada, pois é através deste que identificamos o potencial ou as dificuldades da mesma analisando de forma minuciosa a organização obtendo os dados e principais características, sendo cabível tanto nos bons como nos maus momentos de uma empresa.
Segundo Claro (2002), o diagnóstico visa levantar as necessidades (carências em termos de preparo profissional) passadas, presentes ou futuras por intermédio de pesquisas internas, a fim de descrever o problema e prescrever uma intervenção. Envolve a coleta e o cruzamento de dados e informações, a definição dos pontos fortes e fracos e o detalhamento dos problemas por meio de uma análise aprofundada, visando identificar as suas causas e definir ações para os pontos passíveis de melhoria.
Problematização
Como tornar mais eficiente o andamento, e suas tramitações, dos processos administrativos na Prefeitura Municipal de Paranaguá?
O Departamento de Protocolo da Prefeitura de Paranaguá, protocola em média duzentos e cinquenta processos por dia, entre requerimentos da população em geral e ofícios das Secretarias. É gasto diariamente uma quantidade de mil a mil e duzentas folhas de papel A4 por dia, contando com capa, contracapa e o corpo do processo, o que chega aproximadamente vinte e cinco mil folhas de papel A4 cada mês. Após a montagem dos processos, eles são distribuídos para cada Departamento ao que se refere o assunto ou solicitação.
Os ofícios das Secretarias e requerimentos dos cidadãos são protocolados e se tornam processos, estes, são encaminhados em média com duas horas após sua entrada. Após a conclusão de um processo, o mesmo retorna ao Departamento de Protocolo para ser arquivado junto ao Arquivo Municipal, braço do Departamento de Protocolo.
Levando em consideração que o Arquivo Municipal possui a guarda de processos abertos desde o ano de 1889 até os dias de hoje, já existe uma saturação no espaço físico para armazenar adequadamente estes processos e não existe previsão de mudança para um espaço mais amplo de adequado. O gasto com papel A4 em toda a na Prefeitura Municipal de Paranaguá gira em torno de vinte e oito mil reais por mês. Esta pesquisa buscará diminuir este gasto e, mais importante, também o tempo de montagem e entrega dos processos e suas tramitações de um departamento para o outro.
Assim, o gasto com papel A4 cairia drasticamente, também o tempo de entrega dos processos seriam imediata, já que hoje se perde muito tempo com os processos impressos em papel, eles dependem exclusivamente de uma pessoa para levar de um departamento ao outro. Também existem Secretarias fora do prédio administrativo, o que deixa ainda mais lento a entrega, um processo pode levar até cinco dias para ser entregue ao seu Departamento de destino.
Justificativa
Com o passar dos anos, os governos municipais, estaduais e federais acumularam documentos desordenadamente, o que gera um custo alto para manter suas atividades operacionais. Como na grande maioria das prefeituras do Brasil, não é diferente na Prefeitura Municipal de Paranaguá. O Departamento de Protocolo Geral, e o Arquivo Municipal, são verdadeiros depósitos de amontoados de papel sem nenhuma organização.
A escolha da pesquisa no Departamento de Protocolo Geral da Prefeitura Municipal de Paranaguá torna-se relevante, tendo em vista que esta é a porta de entrada para os munícipes requererem soluções para seus bairros, seu imóvel, sua empresa, etc; esperando que seu pedido seja solucionado com eficácia e eficiência pelos órgãos competentes desta administração.
Um Departamento de Protocolo Geral dentro de uma prefeitura é de fundamental importância. É nele que estão concentrados todos os arquivos processuais, os correntes e permanentes. Através os processos permanentes, é possível contar a história de uma cidade, já que a Prefeitura Municipal de Paranaguá tem um acervo registrado com processos desde 1889, tempo que o município era Colônia.
Portanto, a reorganização ao Departamento de Protocolo Geral e Arquivo Municipal, será proposta, não só para agilizar o andamento dos trâmites, mas também, para economizar em mão de obra, tempo e gastos com papel. O Departamento hoje tem gastos com mais de vinte mil folhas de papel por mês, com quatorze estagiários, dois cargos comissionados e três servidores concursados, com uso de oito impressoras e oito microcomputadores.